Management assistent.

Wereldwijd staan mensen voor dezelfde levensvragen. De antwoorden die zij daarop geven verschillen en zijn veelal cultureel bepaald. De objecten uit onze collectie zijn hier bij uitstek een getuigenis van. Zij laten zien hoe mensen in de hele wereld leven en samenleven, op een manier die zo verschillend en tegelijkertijd ook zo hetzelfde is. Door samen met onze diverse stakeholders en ons even diverse publiek onze collecties te onderzoeken en te duiden en de betekenis ervan te delen, vergroten we het besef van deze onderlinge verbondenheid. Zo begrijpen wij de wereld om ons heen beter en verbreden we onze blik erop. En dragen we bij aan wereldburgerschap: dat is onze missie. 


Wij geloven dat een veelheid aan perspectieven bijdraagt aan het maatschappelijk bewustzijn, creativiteit en een betere organisatie. Daarom zoeken we ook actief naar een diversiteit aan perspectieven en achtergronden in onze medewerkers. Het Wereldmuseum is ontstaan door de fusie van het Tropenmuseum (Amsterdam), Museum Volkenkunde (Leiden) en het Afrika museum (Berg en Dal). Sinds 2017 is er ook een intensief samenwerkingsverband met het Wereldmuseum Rotterdam. Sinds 2023 dragen we allen de naam Wereldmuseum. Onze teams werken voor alle musea. De totale collectie omvat zo’n 500.000 objecten en 700.000 foto’s. De musea hebben gezamenlijk ruim 300 medewerkers, inclusief vrijwilligers, stagiairs en research associates. Jaarlijks ontvangen onze musea zo’n 425.000 bezoekers.

Het Wereldmuseum Leiden/Amsterdam 

heeft per direct een vacature voor een

MANAGEMENT ASSISTENT WERELDMUSEUM 

(32-36 uur per week)

Wie zijn wij?  

Wereldwijd staan mensen voor dezelfde levensvragen. De antwoorden die zij daarop geven verschillen en zijn vaak cultureel bepaald. De objecten uit onze collectie zijn hier bij uitstek een getuigenis van. Zij laten zien hoe mensen in de hele wereld leven en samenleven, op een manier die zo verschillend en tegelijkertijd ook zo hetzelfde is. Door samen met onze diverse stakeholders en ons even diverse publiek onze collecties te onderzoeken, te duiden en de betekenis ervan te delen, vergroten we het besef van deze onderlinge verbondenheid. Zo begrijpen wij de wereld om ons heen beter en verbreden we onze blik erop. En dragen we bij aan wereldburgerschap: dat is onze missie. 

Wereldmuseum is ontstaan in 2023 na een eerdere fusie van het Tropenmuseum in Amsterdam, het Afrika Museum in Berg en Dal en Museum Volkenkunde in Leiden en het intensieve samenwerkingsverband met het Wereldmuseum in Rotterdam. Deze vier museumlocaties opereren onder één naam: Wereldmuseum. De locaties hebben eenzelfde directie, managementteam en Raad van Toezicht en ook andere werkzaamheden worden centraal uitgevoerd. De collectie omvat zo’n 500.000 objecten en 700.000 fotografieën. Gezamenlijk hebben we circa 235 medewerkers, maken we gebruik van een flexibele schil en coachen wij graag stagiairs, onderzoekers en vrijwilligers. De museumlocaties ontvangen gezamenlijk circa 375.000 bezoekers per jaar. 

Wereldmuseum is een inclusieve organisatie en staat open voor alle mensen in de samenleving. Vanuit ons medewerkersbeleid willen wij bijdragen aan een arbeidsmarkt waarin iedereen gelijke kansen heeft en waarin geen ruimte is voor discriminatie. We verwelkomen een diversiteit aan achtergronden en kennis. 

Wat ga je doen? 

Als managementassistent vervul je een essentiële ondersteunende rol binnen de sectoren. In het komende jaar word je ingezet bij de sectoren Realisatie en Publiek & Partners. De sector Realisatie bestaat uit de teams Projectbureau, ICT, Collectieservice en Collectiemanagement. Bij de sector Publiek & Partners werk je samen met de teams Marketing & Communicatie, Relaties, Communities & Partners, Corparate Communicatie & PR en Digitale Communicatie & Online. Beiden sectoren werken nauw samen op het toegankelijk maken van onze collectie en het ontsluiten van het museum aan een breed publiek. Je bent de coördinerende schakel tussen deze sectoren en de rest van de organisatie. In nauwe samenwerking met de beide sectorhoofden werk je aan het verbeteren van de interne en externe communicatie en ondersteun je hen in hun dagelijkse werkzaamheden. Je werkt ook samen met de managementassistent van andere sectoren en met het beleids- en directiesecretariaat. Zo draag je bij aan het optimaal functioneren van de sectoren en daarmee aan de slagkracht van de gehele organisatie. 

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit: 

  • Het zorgvuldig beheren van de agenda’s van twee sectorhoofden; 
  • Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten, waarbij je informatie filtert en op de juiste plek laat landen; 
  • Opstellen van memo’s, brieven en e-mails in overleg met de sectorhoofden; 
  • Zorgen voor correcte opslag van documenten en het bijhouden van databases; 
  • Organiseren en notuleren van team-overleggen en bijeenkomsten, en het monitoren van de opvolging van acties; 
  • Gastvrij ontvangen van bezoekers op diverse locaties, inclusief het reserveren van ruimten, verzorgen van techniek en catering; 
  • Ondersteunen bij praktische zaken zoals het regelen van attenties en boeken van reizen en tickets. 

Wat breng jij mee? 

In deze rol beschik je over goede sociale en communicatieve vaardigheden en kun je communicatie effectief afstemmen op verschillende doelgroepen. Om je functie met plezier uit te voeren beschik je over de volgende vaardigheden en ervaring: 

  • Je bent digitaal vaardig en maakt je nieuwe systemen snel eigen.
  • Je hebt ruime ervaring met Office 365 en bent bedreven in Outlook agendabeheer, notuleren en documentbeheer; 
  • Je bent proactief, denkt actief mee, weet te prioriteren en bewaakt deadlines; 
  • Je kunt snel schakelen, bent servicegericht en blijft effectief onder druk in dynamische situaties; 
  • Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie; 
  • Je beheerst de Nederlandse taal vloeiend en beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Engels. 

Wat bieden wij jou? 

Wij bieden een dynamische functie in een inspirerende werkomgeving: 

  • Een arbeidsovereenkomst van 32 - 36 uur (5 dagen) per week voor de duur van 1 jaar, met uitzicht op verlenging; 
  • Een salaris volgens schaal 8 van de Museum CAO, afhankelijk van ervaring tussen € 3.220,- en € 4.089,- bruto per maand bij een 36-urige werkweek, exclusief 8% vakantietoeslag en 3,4% eindejaarsuitkering. De arbeidsvoorwaarden van de Museum CAO zijn van toepassing; 
  • Werken op vier unieke (museale) locaties in Leiden, Amsterdam, Rotterdam en Nijmegen; 
  • Ruimte voor professionele en persoonlijke ontwikkeling; 
  • Een bescheiden reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer, een laptop en telefoon;  
  • Een prettige werksfeer met zo’n 300 enthousiaste collega’s; 
  • Gratis toegang voor jou en je directe familie tot Wereldmuseum Amsterdam, Leiden, en Rotterdam.   

Ben je geïnteresseerd?  

Stuur ons zo spoedig mogelijk maar uiterlijk woensdag 13 augustus je motivatiebrief en CV. Kandidaten worden na een briefselectie uitgenodigd voor een eerste sollicitatiegesprek op donderdag 21 augustus en een tweede gespreksronde op dinsdag 26 augustus.  

Heeft het bovenstaande nog niet al jouw vragen beantwoord, neem dan gerust contact op met de afdeling P&O, personeelszaken@wereldculturen.nl of met Merel Hoestlandt, merel.hoestlandt@wereldmuseum.nl sector hoofd Publiek & Partners.

 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Vacaturekenmerken